Архив

организация хранения документов:

—    постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документов по личному составу, образовавшихся в деятельности структурных подразделений колледжа, его коллегиальных органов;

— научно-справочного аппарата к документам Архива и учетных документов Архива;

комплектование Архива документами, образовавшимися в деятельности колледжа;

учет документов, находящихся на хранении в Архиве;

использование документов, находящихся на хранении в Архиве;

подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на государственное хранение с соблюдением требований, устанавливаемых Росархивом, в Государственный архив Саратовской области (ГАСО);

методическое руководство и контроль за формированием и оформлением дел в структурных подразделениях колледжа и своевременной передачей их в Архив;

прием документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности колледжа, в соответствии с утвержденным графиком (через три года после завершения делопроизводством);

учет документов и фондов, находящихся на хранении в Архиве колледжа;

представление в ГАСО учетных сведений об объеме и составе хранящихся в Архиве колледжа документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в соответствии с порядком государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации;

подготовка и представление:

— на рассмотрение и согласование экспертной комиссии колледжа проекты описей дел, документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, проекты актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, актов о неисправимых повреждениях архивных документов, актов о необнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны;

— на утверждение экспертно-проверочной комиссии Управления делами Правительства Саратовской области (ЭПК) проекты описей дел, документов (годовые разделы), проекты актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, акты о неисправимых повреждениях документов Архивного фонда Российской Федерации, акты о необнаружении документов Архивного фонда Российской Федерации, пути розыска которых исчерпаны;

— на утверждение директору колледжа документов, после их утверждения ЭПК;

организация передачи документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в ГАСО;

организация и проведение экспертизы ценности документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, находящихся на хранении в Архиве колледжа, в целях отбора документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также выявления документов, не подлежащих дальнейшему хранению;

проведение мероприятий по обеспечению сохранности документов, находящихся на хранении в Архиве колледжа;

информирование пользователей по вопросам местонахождения архивных документов;

организация выдачи документов и дел во временное пользование;

исполнение запросов пользователей, выдача архивных копий документов, архивных выписок и архивных справок;

ведение учета использования документов;

ведение справочно-поисковых средств к документам;

оказание методической помощи структурным подразделениям колледжа в составлении номенклатуры дел, формировании и оформлении дел, подготовке документов к передаче в Архив.